Izveštaji kreirani u Reporting Servisima (SSRS) se mogu pogledati on-line na Report Serveru, a takođe mogu biti poslati primaocima kao prilog e-mail poruke. Korisnik ili grupa korisnika se može „pretplatiti“ na neki izveštaj tako što se za njih kreira Subscription. Postoje dva tipa subscriptiona: standardni i data-driven. Standardni ćemo opisati u ovom članku, a data-driven u nekom od narednih.

Pre kreiranja subscriptiona neophodno je da budu ispunjeni sledeći preduslovi:

• Korisnik koji kreira subscription mora imati Browser prava na izveštaju.
• Data source izveštaja mora biti podešen tako da koristi „stored credentials“ ili „no credentials“. Ukoliko je podešen na „impersonated credentials“ nije moguće kreirati subscription.
• Email SMTP server u Reporting Services Configuration Manager-u mora biti podešen.
• SQL Server Agent mora biti startovan.

Izveštaji se mogu isporučiti na dva načina:

1. Putem e-mail poruke
2. Snimanjem u deljeni folder kome mogu pristupiti korisnici (Windows File Share)

Slanje izveštaja putem e-mail poruke je metod koji se najčešće koristi i njega ćemo detaljnije opisati.

Da bi se započelo kreiranje novog subscriptiona potrebno je u Report Manageru pronaći odgovarajući izveštaj i klikom na strelicu desno od izveštaja otvoriti padajući meni. U meniju se zatim klikne na opciju Subscribe… čime se otvara novi prozor.

U novom prozoru se vrše sva potrebna podešavanja. Bira se metod isporuke, u ovom slučaju E-mail. Zatim je potrebno popuniti osnovne podatke vezane za e-mail poruku:

• To: Mail adresa ili lista adresa na koju se šalje mail (ovo polje je obavezno popuniti).
• Cc: Mail adresa ili lista adresa koje se nalaze u Cc (copy) sekciji poruke.
• Bcc: Mail adresa ili lista adresa koje se nalaze u Bcc (blind copy) sekciji poruke.
• Reply-To: Mail adresa na koju stiže odgovor u slučaju da neko od primalaca poruke odgovori.
• Subject: Naslov mail poruke (ovde se mogu koristiti predefinisani parametri kao što su @ReportName i @ExecutionTime koji vraćaju naziv izveštaja i vreme izvršenja respektivno).
• Comment: Tekst koji će se naći u telu poruke.

Postoje i dva podešavanja koja su podrazumevano štiklirana, a po potrebi se mogu odštiklirati. U pitanju su:

• Include Report: Ukoliko je štiklirano izveštaj će biti zakačen kao prilog e-mail poruke što je najčešće i željeno ponašanje. U slučaju da se ova opcija odštiklira, poruka neće sadržati izveštaj u prilogu.
• Include Link: Ukoliko je štiklirano link sa putanjom do izveštaja na Report Severu će se naći u telu e-mail poruke. U slučaju da se ova opcija odštiklira, poruka neće sadržati pomenuti link.

Opcija Render Format omogućava izbor formata u kome će biti dostavljen izveštaj. Izbor se vrši iz sledeće liste ponuđenih mogućnosti:

• XML
• CSV
• PDF
• Excel
• TIFF (Image)
• Word
• MHTML (web archive)

Izbor jedne od prvih šest mogućnosti znači da će izveštaj biti dostavljen kao prilog e-mail poruke, dok izbor MHTML formata znači da će se izveštaj naći u telu poruke u vidu slike.

U donjem delu prozora se nalaze opcije za podešavanje vremena i frekvencije slanja izveštaja (Subscription Processing Options). Prva opcija omogućava izbor frekvencije i vremena slanja za konkretan izveštaj, dok druga opcija omogućava korišćenje deljenog rasporeda i predstavlja prirodan izbor za slanje grupe srodnih izveštaja. Izabraćemo prvu opciju i klikom na Select Schedule otvaramo novi prozor u kome nastavljamo podešavanje.

Sa leve strane se bira vremenska jedinica. Ponuđeni su: dan, sat, nedelja, mesec i izvršavanje samo jednom. Najčešće se slanje podešava na dnevnom nivou, pa biramo Day. U centralnom delu se može izabrati jedan ili više dana (ukoliko se odlučimo za opciju On the following days), svi radni dani (Every week day) ili broj dana nakon koga se ponavlja slanje izveštaja (izaberemo opciju Repeat after this number of days i unesemo željeni broj dana). Zatim se unosi vreme slanja izveštaja (Start time).

Ukoliko postoji potreba, u donjem delu ekrana se mogu podesiti datumi početka i završetka automatskog slanja izveštaja.

Status slanja se može proveriti tako što se u Report Manageru pronađe odgovarajući izveštaj i klikom na strelicu desno od izveštaja otvori padajući meni, kao i prilikom kreiranja subscriptiona. U meniju se zatim klikne na opciju Manage čime se otvara novi prozor. Sa leve strane se, u novootvorenem prozoru, klikne na Subscriptions i na ekranu se vidi kada je poslednji put poslat izveštaj i koji je status.

Standardni subscription je veoma korisna i zahvalna mogućnost automatizacije slanja izveštaja, ali često može biti ograničavajuća budući da ne dozvoljava preveliku slobodu. Recimo, ako je potrebno podesiti slanje izveštaja na poslednji dan u mesecu, to nije moguće uraditi na ovaj način. Takođe, nemoguće je podesiti neke dinamičke vrednosti u naslovu i telu e-mail poruke. Još jedan od nedostataka je nemogućnost dinamičke promene primalaca poruke. Na primer, u slučaju da je potrebno da u zavisnosti od sadržaja izveštaja mail poruka bude poslata na različite mail grupe. Navedena i neka dodatna podešavanja su moguća kroz data-driven subscription koji će biti detaljno opisan u jednom od narednih članaka.